Messaggi, e-mail e vocali possono avere conseguenze giuridiche
Un’impresa invia a un cliente un preventivo per alcuni lavori e riceve la risposta: “Va bene, potete procedere”.
Un professionista comunica il proprio compenso e ottiene un “confermato”.
Oppure, durante una richiesta di pagamento, il debitore scrive: “So di doverti ancora quella somma; provvederò a restituirla entro settembre”.
Quando nasce una contestazione, capita spesso di sentir dire: “Era solo un messaggio WhatsApp, non ho firmato alcun documento”.
La realtà, però, è più complessa. Una conversazione digitale può avere un significato importante e contribuire a dimostrare che tra le parti è stato raggiunto un accordo.
Questo non significa che ogni “ok” equivalga automaticamente alla conclusione di un contratto. Bisogna considerare il contenuto complessivo dello scambio, il significato delle parole utilizzate e il comportamento successivo delle persone coinvolte.
Quando può dirsi concluso un contratto?
Un contratto si forma, in linea generale, quando una parte formula una proposta sufficientemente chiara e l’altra la accetta senza modifiche o riserve.
Per capire se una conversazione WhatsApp ha prodotto un accordo, occorre quindi verificare:
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se esisteva una proposta precisa;
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se l’altra parte l’ha accettata integralmente;
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se erano già stati definiti gli aspetti principali dell’intesa;
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se dalle comunicazioni emergeva la volontà di assumere un impegno.
Si pensi a un messaggio come questo:
“Sostituzione degli infissi al prezzo complessivo di 7.500 euro, compresi materiali e montaggio, con lavori il 15 settembre”.
La risposta “Confermo, va bene così” può avere un significato molto diverso rispetto a un semplice “ok” inserito in una conversazione ancora incerta, nella quale si stanno discutendo prezzi, tempi e modalità.
La valutazione deve quindi riguardare l’intero dialogo e non una singola frase isolata.
Un semplice “ok” è sufficiente?
In alcuni casi può esserlo. Non perché la parola “ok” abbia sempre lo stesso valore, ma perché il suo significato dipende dal messaggio al quale si riferisce.
Se il testo precedente contiene una proposta completa e dettagliata, “ok” potrebbe esprimere una vera accettazione.
Se, invece, la conversazione lascia ancora aperte questioni importanti, la stessa parola potrebbe voler dire soltanto:
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“ho letto”;
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“ho capito”;
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“mi sembra ragionevole”;
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“ne riparliamo”;
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“sono d’accordo in linea di massima”.
Non è quindi prudente estrapolare una singola espressione dal resto della chat. Bisogna considerare anche le comunicazioni precedenti e successive, gli eventuali allegati e il comportamento tenuto dalle parti dopo lo scambio.
WhatsApp può essere utilizzato come prova?
Una conversazione WhatsApp può essere utilizzata per documentare fatti, dichiarazioni e rapporti tra le parti.
Lo stesso vale, in determinate circostanze, per:
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SMS;
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e-mail;
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messaggi vocali;
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fotografie dello schermo;
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documenti inviati tramite applicazioni di messaggistica.
La loro efficacia dipende però dalla possibilità di dimostrarne la provenienza, l’integrità e il collegamento con la persona cui vengono attribuiti.
Un messaggio può essere valutato insieme ad altri elementi, come:
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testimonianze;
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documenti contabili;
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ricevute;
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bonifici;
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fatture;
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comunicazioni successive;
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comportamenti concretamente tenuti.
La chat può quindi rappresentare la prova principale oppure soltanto un elemento di conferma all’interno di un quadro più ampio.
Che cosa succede se contesto lo screenshot?
Una contestazione generica potrebbe non essere sufficiente.
Dire semplicemente “lo screenshot è falso” oppure “i messaggi possono essere manipolati” non chiarisce quale aspetto della conversazione venga contestato.
Una contestazione più precisa dovrebbe indicare, per esempio:
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che il numero non appartiene alla persona cui il messaggio viene attribuito;
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che il testo è stato modificato;
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che la conversazione è incompleta;
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che data e ora non sono corrette;
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che il messaggio è stato estrapolato dal contesto;
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che il telefono o l’account non erano nella disponibilità del soggetto.
Anche una contestazione puntuale, però, non rende automaticamente inutilizzabile la conversazione. Sarà necessario verificare l’attendibilità del materiale attraverso gli altri elementi disponibili.
È sufficiente uno screenshot?
Lo screenshot può essere utile, ma non sempre è il modo più sicuro per conservare una comunicazione importante.
Una semplice immagine potrebbe:
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non comprendere l’inizio o la fine della chat;
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escludere messaggi rilevanti;
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non mostrare chiaramente data e ora;
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non rendere visibili il numero o il profilo del mittente;
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non contenere allegati e messaggi vocali;
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non consentire di ricostruire il contesto.
Quando una controversia appare possibile, è preferibile conservare la conversazione completa, insieme a:
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allegati;
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vocali;
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documenti inviati;
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e-mail collegate;
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eventuali esportazioni della chat;
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dispositivo sul quale la conversazione è memorizzata.
Per questioni di particolare importanza può essere opportuno ricorrere a modalità di conservazione e acquisizione più affidabili, con l’assistenza di un professionista qualificato.
Un preventivo accettato in chat conclude il contratto?
Dipende dal contenuto del preventivo e dalla risposta.
Se il documento indica con sufficiente precisione:
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il lavoro o il servizio da eseguire;
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il prezzo;
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i tempi;
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le modalità di esecuzione;
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le condizioni principali;
e il destinatario risponde accettando senza modifiche, la conversazione potrebbe dimostrare che l’accordo è stato raggiunto.
Diverso è il caso di un preventivo puramente indicativo, che rinvia a successive intese o lascia ancora da definire elementi importanti.
Anche una risposta apparentemente positiva può contenere una riserva. Per esempio:
“Il prezzo va bene, ma dobbiamo ancora concordare esattamente i lavori e i tempi”.
In una situazione del genere, non è scontato che l’accordo possa considerarsi già perfezionato.
Non è decisivo neppure il titolo del documento. Un file chiamato “preventivo” può contenere una proposta completa; al contrario, un documento intitolato “contratto” potrebbe non essere sufficiente se mancano informazioni essenziali.
Quando la chat non basta?
In alcuni casi, per la particolare importanza dell’operazione, è necessario predisporre un documento scritto con determinate caratteristiche.
Questo accade soprattutto per operazioni relative a immobili, trasferimenti di diritti, garanzie e altri accordi per i quali una semplice conversazione non offre adeguate garanzie.
In tali situazioni, la chat può dimostrare che:
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le parti stavano trattando;
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era stato discusso un certo prezzo;
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esisteva interesse per l’operazione;
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erano state ipotizzate alcune condizioni;
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si erano svolte attività preparatorie.
Non è detto, però, che possa sostituire il documento necessario per rendere valido l’accordo.
È importante distinguere tra la prova dell’esistenza di una trattativa e la prova della conclusione di un contratto pienamente valido.
Una chat può dimostrare l’esistenza di un debito?
Può rappresentare un elemento molto significativo.
Si immagini che il creditore scriva:
“Quando mi restituisci i 10.000 euro che ti avevo prestato?”.
E che l’altra persona risponda:
“In questo momento non riesco a pagare tutto; a settembre ti restituisco i primi 5.000 euro”.
Una risposta simile potrebbe contribuire a dimostrare che il debito esiste e che la persona ne è consapevole.
Lo stesso può accadere con frasi come:
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“Riconosco la somma, ma ho bisogno di più tempo”;
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“Ti chiedo altri due mesi”;
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“Cominciamo con una prima rata”;
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“Non riesco a pagare tutto insieme”.
Non ogni messaggio, però, costituisce automaticamente un riconoscimento del debito. Anche in questo caso, le parole devono essere lette nel loro contesto e confrontate con gli altri elementi disponibili.
E-mail, PEC e WhatsApp hanno lo stesso valore?
No.
Tutti questi strumenti possono documentare comunicazioni, ma presentano caratteristiche differenti.
Occorre distinguere tra:
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messaggio WhatsApp;
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e-mail ordinaria;
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comunicazione inviata tramite PEC;
-
documento informatico non firmato;
-
documento sottoscritto con firma elettronica;
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documento firmato digitalmente.
La loro attendibilità può dipendere da diversi fattori, tra cui:
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identificazione del mittente;
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prova dell’invio;
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prova della ricezione;
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integrità del contenuto;
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modalità di conservazione;
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presenza di una firma elettronica;
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possibilità di collegare il documento alla persona interessata.
Non tutti gli strumenti digitali producono quindi le stesse conseguenze e non tutti possono sostituire un documento formalmente richiesto.
Anche i messaggi vocali possono essere rilevanti?
Sì.
Un messaggio vocale nel quale una persona conferma un pagamento, ammette un fatto o assume un impegno può avere importanza, se è possibile verificarne l’autenticità e la provenienza.
È consigliabile conservare:
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il file audio originale;
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la conversazione nella quale è stato inviato;
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i messaggi precedenti e successivi;
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il dispositivo o l’account dal quale proviene;
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eventuali trascrizioni.
La trascrizione facilita la lettura, ma non sempre sostituisce la registrazione originale, soprattutto se il contenuto viene contestato.
Cancellare il messaggio elimina il problema?
Non necessariamente.
Il destinatario potrebbe avere già:
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salvato uno screenshot;
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esportato la conversazione;
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inoltrato il messaggio;
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scaricato un allegato;
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conservato una copia su un altro dispositivo.
Inoltre, cancellare un messaggio dall’applicazione non significa automaticamente eliminare ogni possibile conseguenza della comunicazione già inviata.
Prima di scrivere “accetto”, “confermato”, “procedi” o “ti pagherò”, è quindi opportuno rileggere il messaggio al quale si sta rispondendo e verificare se la propria risposta possa essere interpretata come un impegno preciso.
Si può produrre una conversazione privata?
Il fatto che una conversazione sia privata non impedisce necessariamente di utilizzarla per tutelare un proprio diritto.
È però importante limitare l’utilizzo della chat a ciò che è realmente necessario e pertinente alla controversia.
Diverso è pubblicare quella stessa conversazione sui social network o inoltrarla a un numero indeterminato di persone. La possibilità di utilizzare una comunicazione in una controversia non autorizza automaticamente a diffonderla liberamente.
Prima di produrre o condividere messaggi contenenti dati personali, immagini, informazioni riservate o riferimenti a terzi, è quindi opportuno valutare con attenzione modalità e destinatari.
Gli errori da evitare
Gli equivoci più comuni sono questi:
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pensare che una chat sia sempre irrilevante perché manca una firma;
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ritenere che ogni “ok” concluda automaticamente un contratto;
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ignorare il contenuto dei messaggi precedenti e successivi;
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confondere la possibilità di utilizzare una chat come prova con la sua capacità di sostituire un documento necessario;
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conservare soltanto uno screenshot parziale;
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cancellare messaggi, allegati o vocali quando è già sorta una contestazione;
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contestare genericamente l’autenticità senza indicare quale aspetto venga negato;
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pubblicare una conversazione privata senza considerare la riservatezza delle persone coinvolte.
Come scrivere un messaggio più chiaro?
Quando una trattativa importante si svolge su WhatsApp, può essere utile riepilogare in modo preciso i punti dell’intesa.
Per esempio:
“Confermo quanto concordato: esecuzione dei lavori indicati nel preventivo del 25 agosto, corrispettivo complessivo di 6.500 euro, inizio il 10 settembre e pagamento del saldo al termine dei lavori”.
Una comunicazione simile riduce i dubbi sul contenuto dell’accordo, anche se non sostituisce il documento scritto quando questo è necessario.
Per gli accordi più importanti è comunque preferibile predisporre un testo completo, indicando:
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oggetto;
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prezzo;
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tempi;
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modalità di pagamento;
-
obblighi delle parti;
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responsabilità;
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eventuali condizioni particolari.
Se la controversia è già iniziata, è opportuno non modificare né cancellare la documentazione disponibile e conservare l’intera sequenza comunicativa.
In conclusione
Scrivere “era solo WhatsApp” non è sufficiente per escludere ogni conseguenza.
Un messaggio può contribuire a dimostrare l’esistenza di un accordo, l’accettazione di una proposta, la consapevolezza di un debito o lo svolgimento di una determinata condotta.
Il suo valore dipende dal contenuto, dal contesto, dalla provenienza, dall’integrità e dal rapporto con gli altri elementi disponibili.
Nei rapporti più semplici, una conversazione chiara e completa può documentare la formazione di un accordo. Quando, invece, l’operazione richiede un documento scritto con determinate caratteristiche, la chat non costituisce una scorciatoia.
La cautela resta quindi la regola migliore: prima di rispondere “accetto”, “confermato”, “procedi” o “ti pagherò”, è bene leggere con attenzione la proposta e valutare il possibile significato della propria risposta.
Quello che sembra uno scambio informale potrebbe diventare, in seguito, un documento importante all’interno di una controversia.
